Cobrança
Gerenciar a inadimplência dos clientes é um dos principais desafios de qualquer empresa. A falta de visibilidade sobre títulos em atraso, a descentralização das informações de cobrança e a dificuldade em acompanhar o histórico de contatos impactam diretamente o fluxo de caixa e aumentam os riscos financeiros do negócio.
Pensando nesse cenário, a soulsys plataforma disponibiliza um módulo completo para a gestão de cobranças, centralizando informações, automatizando processos e oferecendo mais controle e previsibilidade para equipes operacionais e gestores.
Conceito
A partir de um painel de gestão, os operadores conseguem localizar rapidamente os títulos a receber, registrar acompanhamentos vinculados aos títulos, anexar documentos e realizar o envio de e-mails de cobrança, tudo em um único ambiente.
Gestores, por sua vez, podem construir análises gerenciais para monitorar o status das cobranças, acompanhar a evolução dos contatos realizados e apoiar decisões estratégicas — como análise de crédito durante o processo de aprovação de pedidos de venda.
Principais Recursos
- Painel de Gestão — acesso rápido aos títulos a receber e à situação atual dos acompanhamentos
- Acompanhamentos — registro estruturado de contatos, motivos de atraso, status da cobrança e histórico completo de interações
- Anexo de Documentos — inclusão de arquivos como comprovantes de pagamento, acordos ou documentos cadastrais
- Envio de Documentos — envio ágil de boletos, DANFE ou outros arquivos diretamente por e-mail
- E-mail de Cobrança — envio manual ou automático de e-mails de cobrança com base em templates pré-definidos
- Integração TOTVS Protheus — comunicação em tempo real com o ERP, garantindo dados sempre atualizados
Painel de Cobrança
O Painel de Cobrança permite que os usuários visualizem, de forma rápida e organizada, todos os títulos a receber existentes no ERP. A interface foi pensada para priorizar produtividade, visibilidade e agilidade na identificação de pendências financeiras.
Clientes
Na seção Clientes é possível visualizar e selecionar clientes com base no status dos seus títulos e acompanhamentos de cobrança. Os clientes são agrupados conforme os seguintes cenários:
Títulos vencidos sem acompanhamento — clientes que possuem títulos em atraso e ainda não possuem nenhum acompanhamento registrado.
Títulos vencidos com acompanhamento — clientes com títulos vencidos que já possuem algum acompanhamento registrado.
Acompanhamentos vencidos — clientes com acompanhamentos cuja data de retorno já está vencida.
Acompanhamentos vencendo hoje — clientes com acompanhamentos agendados para retorno na data atual.
Títulos a vencer sem acompanhamento — clientes com títulos ainda não vencidos e sem acompanhamento registrado.
Títulos a vencer com acompanhamento — clientes com títulos a vencer que já possuem acompanhamento registrado.
A coluna Valor Total apresenta o saldo consolidado dos títulos correspondentes ao status selecionado, facilitando a priorização das ações de cobrança.
Detalhes do Cliente
Ao clicar no ícone de lupa, localizado à direita no grid de clientes, o sistema exibe os detalhes do cliente selecionado.
Na aba Histórico de Acompanhamentos, é possível visualizar todos os acompanhamentos já registrados para aquele cliente, proporcionando uma visão completa do histórico de cobranças.
Títulos a Receber
O painel Títulos a Receber exibe todos os títulos do cliente selecionado, organizados nas abas Vencidos ou a vencer e Baixados.
O grid apresenta informações relevantes como Status e Situação do título, além de destacar visualmente os títulos vencidos. Também é possível identificar rapidamente se o título possui acompanhamentos registrados por meio da coluna Acompanhamento.
Detalhes do Título
A partir do grid de títulos é possível acessar os Detalhes do Título utilizando o botão com ícone de três pontos, localizado à direita de cada registro.
Na aba Dados do Título, o sistema apresenta uma visão geral do recebível, enquanto a aba Histórico de Acompanhamentos exibe todos os acompanhamentos já registrados para o título selecionado.
Novo Acompanhamento
Para criar um novo acompanhamento, basta clicar no botão Novo Acompanhamento a partir do Painel de Cobrança ou do grid de Títulos a Receber.
Cliente
Na seção Cliente, selecione o cliente relacionado ao acompanhamento. Utilize o campo Código para informar o código do cliente no ERP ou clique no ícone de lupa para pesquisar por código, nome ou CPF/CNPJ.
Após a seleção, o sistema exibe automaticamente informações cadastrais relevantes, como e-mail, data da última compra e média de atraso, auxiliando a tomada de decisão durante a cobrança.
Contato
O painel Contato define a pessoa que receberá o contato referente ao acompanhamento. O módulo permite vincular múltiplos contatos a um mesmo cliente.
O botão Adicionar abre o formulário para cadastro de um novo contato, enquanto o botão Atualizar permite editar os dados do contato selecionado.
Dados do Acompanhamento
A seção Dados do Acompanhamento concentra as informações relacionadas ao motivo do contato e às ações planejadas.
Os campos Motivo do Contato, Motivo do Atraso, Situação dos Títulos e Ação a ser tomada são totalmente configuráveis, permitindo adequação às regras e processos específicos de cada empresa.
Títulos a Receber
O card Títulos a Receber permite selecionar os títulos vinculados ao acompanhamento.
A aba Sem Acompanhamento exibe os títulos que ainda não possuem acompanhamento registrado, enquanto a aba Vencidos ou a vencer apresenta os demais títulos em aberto do cliente.
Compartilhar
Ao selecionar um ou mais títulos, o sistema habilita o botão Compartilhar, localizado no canto superior direito da seção Títulos a Receber. Essa funcionalidade permite compartilhar boletos bancários ou notas fiscais relacionadas aos títulos do acompanhamento.
Boletos
A opção de compartilhamento de boletos bancários permite enviar os boletos dos títulos selecionados diretamente ao contato do acompanhamento. Os boletos podem ser enviados automaticamente por e-mail ou baixados em PDF para envio manual.
Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para clientes que possuem o módulo de comunicação bancária habilitado.
Notas Fiscais
Na opção de compartilhamento de notas fiscais, o usuário pode enviar automaticamente o DANFE de notas fiscais transmitidas e autorizadas para o e-mail do contato selecionado. Também é possível realizar o download do PDF do DANFE para envio manual.
Anexos
Por fim, a seção Anexos permite incluir documentos relacionados ao acompanhamento, como comprovantes de pagamento ou qualquer outro arquivo relevante para o processo de cobrança.
E-mail de Cobrança
Seja para lembrar o cliente sobre seus compromissos financeiros ou para realizar cobranças de títulos em aberto, o envio de e-mails de cobrança é uma prática amplamente utilizada pelas empresas.
A soulsys plataforma disponibiliza esse recurso de forma simples e eficiente por meio do módulo de cobrança. Para acessar a ferramenta, basta clicar no botão E-mail de Cobrança, localizado no painel de cobrança.
Filtro
A seção Filtro permite definir quais títulos a receber serão considerados no envio dos e-mails.
As opções Vencidos, A vencer e Ambos referem-se à data de vencimento dos títulos.
O campo Período de Emissão possibilita delimitar um intervalo de datas de emissão dos títulos.
Já o campo Último envio até permite considerar apenas títulos que ainda não receberam e-mail ou cujo último envio seja menor ou igual à data informada.
Também é possível restringir o envio para um cliente específico por meio dos campos Cliente e Loja.
Dados do E-mail
O card Dados do E-mail é utilizado para definir o Assunto e a Mensagem que serão enviados aos clientes.
Modelos de E-mail
Por meio do botão Selecionar, localizado no canto superior direito do card Dados do E-mail, é possível escolher modelos de e-mail previamente cadastrados, agilizando o processo de envio e garantindo padronização na comunicação.
Além do assunto e da mensagem, o layout do e-mail pode ser totalmente personalizado por meio de pontos de entrada , permitindo adequação ao padrão visual e às necessidades da empresa.
Clientes
A seção Clientes exibe a lista de clientes que receberão os e-mails de cobrança. O grid é atualizado dinamicamente conforme os critérios definidos na seção de filtros.
Selecionar Títulos
Além de selecionar os clientes, o sistema permite definir exatamente quais títulos serão incluídos no envio. Para isso, utilize a opção Selecionar Títulos, disponível no botão localizado à direita de cada cliente no grid.
Detalhes do Cliente
Também é possível visualizar os detalhes de cada cliente diretamente a partir do grid, facilitando a conferência de informações antes do envio dos e-mails.
Localizar Títulos
O módulo de cobrança permite localizar rapidamente títulos a receber por meio da opção Localizar Títulos, disponível no painel de cobrança.
A pesquisa pode ser realizada utilizando os critérios Cliente, Número do Título ou Valor do Título, facilitando a identificação de recebíveis específicos mesmo em bases com grande volume de dados.
O grid de resultados disponibiliza as seguintes ações para cada título encontrado:
- Selecionar Cliente — seleciona automaticamente o cliente do título no painel de cobrança.
- Novo Acompanhamento — inicia a criação de um novo acompanhamento para o cliente e os títulos selecionados.
- Detalhes do Título — exibe os detalhes do título selecionado.
Além disso, também é possível compartilhar os boletos e as notas fiscais dos títulos selecionados diretamente a partir dessa tela.
Informações Técnicas
Consulte a documentação técnica do módulo de cobrança para obter detalhes adicionais sobre integrações, pontos de entrada e recursos avançados.